MANUAL DE POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
EXIAGRICOLA JD LTDA NIT 830.119.428-2
RESPONSABLE
EXIAGRICOLA JD LTDA
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Versión |
Fecha |
Control de cambios |
Elaboró |
Revisó |
Aprobó |
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1 |
01/09/2019 |
Emisión |
Contabilidad |
Gerente Administrativo |
Junta Directiva |
Contenido:
No. Referencia Pág.
- Objetivo……………………………………………………………. 2
- Alcance……………………………………………………………. 2
- Responsabilidad……………………………………………….. 2
- Periodicidad de revisión……………………………………… 3
- Glosario……………………………………………………………. 3
- Desarrollo ………………………….………..… 5 – 10
- Documentos relacionados……………………………………….. 10
Anexos……………………………………………………………… 11 – 12
- Objetivo: Proporcionar procedimientos a los empleados de EXIAGRICOLA JD LTDA para que puedan evaluar y enfrentar de manera efectiva el manejo de datos personales de clientes, empleados, y proveedores y las eventuales reclamaciones que puedan presentar a la compañía, para mantener un adecuado nivel de satisfacción de quienes entregan sus datos, de conformidad con la legislación vigente en
Lo anterior se logrará a través de:
- Incentivar una comunicación
- Capacitar adecuadamente al
- Adoptar canales de comunicación efectivos para reportar incidentes con el fin de facilitar la recolección de información, una evaluación y disposición adecuada de la reclamación; y
- Brindar una respuesta efectiva a las personas reclamantes dentro del término legal, con el fin de evitar posibles
- Alcance: El proceso tiene su inicio en el momento en que se compilan los datos personales de clientes, empleados y proveedores, finalizando cuando se da respuesta a las reclamaciones que presente cualquier persona que tenga información personal que repose en las bases de datos de la compañía.
3. Responsabilidad
- Junta Directiva: Brindar las directrices para establecer la política y la aprobación para asegurar el
- Director de Gestión Humana: Garantizar el cumplimiento de la política mediante la divulgación, seguimiento y acciones de mejora orientadas al beneficio mutuo empresa y
- Directores, jefes y Coordinadores: Cumplir y hacer cumplir con la política descrita a continuación.
- Mercadeo: Enviar información comercial sólo a quienes han autorizado el envío de información
- Vendedores y administradores: Ingresar todos los datos del cliente en los aplicativos de la empresa, informar de manera oportuna y clara al cliente o prospecto, sobre la política de protección de datos y solicitar la firma del documento, abstenerse de contactar terceros sin la autorización del tratamiento de datos y en caso de hacerlo, informar sobre la política y solicitar su aprobación para el tratamiento de los
No enviar ningún tipo de publicidad o información comercial, sin el visto bueno de mercadeo Solicitar ampliar información sobre el tema, siempre que se requiera.
3.5. Analistas, Asistentes y Auxiliares: Cumplir con la política descrita a continuación.
- Periodicidad de revisión: Este documento se revisará anualmente o antes en caso de ser
5. Glosario:
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Término |
Significado |
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Cliente |
Cualquier persona natural o jurídica que tiene una relación comercial con la compañía por cuanto hace uso de los servicios que presta. |
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Empleado |
Toda persona que tenga un vínculo o relación laboral con la Compañía, bien sea a través de un contrato de trabajo o prestación de servicios profesionales. |
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Proveedor |
Cualquier persona natural o jurídica que, de manera habitual, abastece los productos necesarios para la ejecución del objeto social de la Compañía |
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Base de datos |
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. |
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Citación y Emplazamiento |
El documento ordenando la presentación personal a cierta hora y en cierto lugar para rendir testimonio sobre cierto asunto o para ordenar la producción de documentos o de otros ítems tangibles. |
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Dato personal |
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. |
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Dato sensible |
Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. |
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Dato Público |
Es la clase de dato que no es privado, semiprivado o sensible. Por ejemplo, el estado civil de las personas y los relativos a su profesión u oficio. |
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Dato Semiprivado |
Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni que es público, cuya divulgación interesa, además de al Titular, a cierto sector específico, grupo de personas o a la sociedad en general, por ejemplo, datos financieros. |
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Dato Privado |
Es el dato relevante únicamente para el Titular, por ser íntimo y reservado. |
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Demanda |
Documento legal presentado ante un tribunal o juez para iniciar un proceso. |
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Demandando |
Una persona o entidad que se defiende contra una o más pretensiones contenidas en una demanda. |
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Demandante |
La persona o entidad que presenta la demanda y denuncia una falta o un delito. |
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Encargado del tratamiento |
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. |
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Notificación |
Documento informativo dirigido al Demandado donde se menciona la presentación de una demanda en su contra en una oficina gubernamental, |
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tribunal o un juzgado, a la que el Demandado debe responder (usualmente dentro de los siguientes veinte (20) días hábiles). |
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Reclamo |
Cuando el Titular o sus causahabientes (quienes lo sucedan al Titular en sus derechos) considere que la información de la base de datos debe ser corregida, actualizada o suprimida, o considera que hay un incumplimiento de lo pactado, podrán presentar un reclamo ante el Encargado o responsable del Tratamiento. |
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Responsable del tratamiento |
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. |
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Tratamiento |
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. |
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Titular |
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento |
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Autorización |
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. |
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Consulta |
Es la revisión que hace el Titular de los datos personales que se encuentren en las bases de datos de EXIAGRICOLA JD LTDA y que se logra a través de una petición del Titular, según los procedimientos establecidos en este Manual. |
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Transferencia |
Sucede cuando el responsable o Encargado del tratamiento de la información, ubicado en Colombia, envía datos personales a otro responsable que se encuentre dentro o fuera del país. |
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Aviso de privacidad |
Es la comunicación verbal o escrita que general el responsable de los datos, dirigida al Titular de los mismos, mediante la cual se informa de la existencia del Manual de Políticas y Manejo de la Información Personal, el cual le será aplicable, así como la forma de acceder a ellos y las finalidades de su tratamiento. |
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Información |
Se refiere a un conjunto organizado de datos contenidos en cualquier documento de los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen. |
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Información pública |
Es toda información que el responsable y/o encargado del tratamiento genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal. |
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Información pública clasificada |
Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, si un representante de las circunstancias legitimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en la ley |
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Información pública reservada |
Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos. |
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Documento de archivo |
Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. |
6. Desarrollo:
6.1. Generalidades:
- EXIAGRICOLA JD LTDA, es una empresa dedicada al desarrollo agrícola y pecuario en Colombia velando por el bienestar de las mascotas, mediante la asesoría profesional y la comercialización de una amplia gama de insumos, alimentos y accesorios necesarios para el desempeño de las actividades agrícolas y veterinarias del país. Garantizamos la eficacia de las fórmulas y satisfacción del De igual manera, brindamos a nuestros colaboradores un buen clima organizacional y seguridad económica que nos permita permanecer, crecer y alcanzar los objetivos propuestos.
- EXIAGRICOLA JD LTDA, cuenta con un equipo humano, compuesto por 78
- EXIAGRICOLA JD LTDA, dispone de 5 establecimientos de comercio en Bogotá.
- Para la eficaz prestación de los servicios de la empresa, es posible que entre los establecimientos de comercio y las oficinas de la empresa, se transfiera y comparta información personal de los clientes actuales y potenciales que se encuentran en las bases de datos de las diferentes establecimientos, así como de proveedores y demás personas
- EXIAGRICOLA JD LTDA, garantiza la protección los derechos de Habeas Data, la privacidad, la intimidad y el buen nombre de todas las personas naturales cuyos datos personales obren en las bases de datos operadas por la
- Se asegura el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes cuando la información que se maneje involucre datos de los
- Todas las actuaciones de EXIAGRICOLA JD LTDA, en cuanto al manejo de datos personales, se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y
- Quien, en ejercicio de cualquier actividad, pueda suministrar información o datos personales a cualquiera de las oficinas de EXIAGRICOLA JD LTDA, podrá conocerlos, conocer su destino o forma de tratamiento, actualizarlos, eliminarlos y/o
Para efectos de este Manual, EXIAGRICOLA JD LTDA actuará como RESPONSABLE y las dependencias de la empresa que se encarguen de manipular, actualizar, administrar, en general, hacer tratamiento directo de los datos o que tengan acceso a ellos, serán los ENCARGADOS. La individualización de los ENCARGADOS depende del manual de funciones de la empresa.
6.2. Marco Legal
- Constitución Política de Colombia, artículo 15,20.
- Ley 1266 de 2008, por la cual se dictan las disposiciones generales de hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras
- Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos
personales.
- Decretos Reglamentario 1727 de 2009
- Decreto Reglamentario 2952 de 2010
- Decreto Reglamentario 1377 de
- Decreto Reglamentario 103 de
- e) Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008, y C-748 del
6.3. Políticas
- Toda base de datos de la compañía que contenga información personal de clientes, empleados y proveedores, debe regirse de acuerdo con los parámetros establecidos por la legislación colombiana
- De acuerdo con las disposiciones legales sobre la materia, EXIAGRICOLA JD LTDA será el Responsable por el Tratamiento de Datos
- Las personas designadas para recopilar, tratar y solucionar todas las solicitudes por los clientes de Exiagricola en lo referente al tratamiento de datos personales se referencian en el Anexo 1.
- En caso de requerirse que un tercero ajeno a la Compañía sea el Encargado del Tratamiento de bases de datos personales, el Gerente General, será el encargado de otorgar la autorización. El responsable de esta solicitud, deberá velar porque en todo momento el Encargado del tratamiento administre la información para los fines dispuestos por EXIAGRICOLA JD LTDA con la diligencia y cuidado que esta labor requiere de acuerdo con la legislación
- Los encargados del Tratamiento de las bases de datos deben velar por unas condiciones de seguridad necesarias para impedir la adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado de estas. En caso de presentarse un incidente que represente un riesgo de los datos personales, bien sea violación a los códigos de seguridad o que existan riesgos en la administración, dicha situación debe ser notificada a la Gerencia General, para que notifique de este hecho a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
- EXIAGRICOLA JD LTDA no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos; así mismo informa que podrá utilizar cookies para posteriores contactos de personas que han accedido al sitio web de la Compañía.
- Todos los datos que sean incluidos en una Base de datos de la Compañía deben contar la autorización previa del Esta autorización debe contener lo siguiente:
- Explicación del tratamiento que se dará a datos personales y su finalidad, esto es, la empresa utilizará los datos recaudados para Enviar información de promoción actividades comerciales, obsequios de cumpleaños, invitaciones, rifas, lanzamiento de productos y las que llegasen a generar relacionadas con
6.3.7.2. Informar el contacto dentro de la compañía, incluyendo dirección física o electrónica y número telefónico. El responsable de la Base de datos debe conservar la evidencia de esta autorización. (Ver Anexo 2: Modelo de autorización).
- Solamente en los siguientes casos no es necesario la autorización previa del Titular de la información cuando una entidad pública las solicite:
- Si la información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden
- Datos de naturaleza pública.
6.3.8.3 Casos de urgencia médica o sanitaria.
- La información solicitada del Titular puede ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos (por ejemplo, correo electrónico, mensajes de texto, opción “Contáctenos” dentro de la página web de la Compañía, ).
- El Responsable y el Encargado del Tratamiento de la base de datos debe tener en cuenta que el Titular de los datos tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar su información frente a los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento este prohibido o no haya sido
- Ser informado sobre el uso que se le dará a sus datos
6.3.10.3 Acceder a sus datos personales en forma gratuita, a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos, cuando el titular considere que no se ha cumplido lo
- Solicitar prueba de autorización
- Presentar ante la superintendencia de industria y comercio quejas por infracción a lo dispuesto en la normatividad
- Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles, tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas, y
- El Responsable del Tratamiento, deberá informar de manera clara y expresa, al momento de solicitar del Titular su autorización, lo siguiente:
- El tratamiento al cuál serán sometidos sus datos personales y la finalidad del
- Los derechos que le asisten como
- La información contenida en las bases de datos de la organización solamente podrá ser suministrada a:
- Los titulares o representante legal del
- Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden
- Terceros autorizados por el Titular o la
6.4. Consulta
Cuando un Titular solicite la consulta de sus datos personales, estos deben ser suministrados en un tiempo no mayor a (10) diez días hábiles, contados a partir del momento en que formuló la consulta. En caso de no ser posible responder en este término, se debe notificar al Titular los motivos de la demora e indicar la fecha en que le será suministrada la información (este plazo no debe ser mayor a
(5) cinco días hábiles siguientes al vencimiento del primer término).
6.5. Reclamos
Cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un Reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, el cual debe ceñirse a las siguientes reglas:
- Formular el Reclamo mediante solicitud dirigida al Responsable o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al mismo, la dirección de notificación y todos los documentos que quiera hacer
- Si el Reclamo se encuentra incompleto, se debe solicitar la información al Titular, la cual deberá enviarla dentro de los próximos cinco (5) días siguientes a la recepción del
- Si transcurridos (2) meses desde la fecha en que se solicitó completar el Reclamo, el solicitante no ha enviado la información requerida, se entenderá que ha desistido del
- En caso de que quien reciba el Reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al
- Una vez recibido el Reclamo completo, se debe inscribir en la base de datos una leyenda que
diga “Reclamo en trámite” y el motivo que sustenta el Reclamo, lo anterior se hará en un Plazo máximo
(2) dos días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el Reclamo sea decidido por el Encargado o el Responsable del Tratamiento.
- Los Reclamos deben ser atendidos en un tiempo máximo de (15) quince días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la reclamación.
- De no ser posible cumplir con el tiempo de respuesta anterior, se debe notificar al solicitante los motivos que dieron lugar al retardo en la respuesta, e indicar la fecha en que le será suministrada la información (este plazo no debe ser mayor a (8) ocho días hábiles, contados a partir del vencimiento del primer término).
- En caso que el Reclamo conlleve a procesos judiciales se debe insertar la nota “Información en discusión judicial” en la base de
- Todo dato personal que tenga un Reclamo en curso debe ser bloqueado de la Base de datos, hasta que se solucione el
6.6. Principios
En virtud del Tratamiento de los Datos Personales, EXIAGRICOLA JD LTDA aplicará los siguientes principios, los cuales constituyen las reglas de la recolección, autorización, tratamiento, almacenamiento, transferencia y transmisión de datos personales:
- Principio de legalidad: El tratamiento de los datos está sujeto a las leyes colombianas vigentes y aplicables a la materia, especialmente las enumeradas en el capítulo de Marco
- Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales está sujeto a una finalidad legítima y legal, la cual debe ser informada a su
- Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales por parte de EXIAGRICOLA JD LTDA solamente puede hacerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del
- Principio de veracidad o calidad: La información personal que maneja EXIAGRICOLA JD LTDA debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Está prohibido el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a
- Principio de transparencia: EXIAGRICOLA JD LTDA garantiza al Titular, el derecho a obtener información de datos que le conciernan, en cualquier momento y sin
- Principio de acceso y circulación restringida: EXIAGRICOLA JD LTDA se obliga a que el Tratamiento de datos personales solamente podrá hacerse por las personas autorizadas por su Titular. Los datos personales no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros
- Principio de seguridad: EXIAGRICOLA JD LTDA se obliga a manejar los datos personales con las medidas técnicas, humanas y administrativas de que disponga y que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
- Principio de confidencialidad: EXIAGRICOLA JD LTDA garantiza que todas las personas a su cargo, que administran, actualizan o tienen acceso a datos personales conocen el presente Manual y están informados de los principios legales que gobiernan el Tratamiento de datos personales, en especial el de Confidencialidad, y se obliga a informar el deber que les asiste de no revelar a terceros y mantener en reserva la información.
- Principio de Facilitación: Los responsables del tratamiento deberán facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información, excluyendo exigencias que puedan obstruirlo o
6.6.10.0Principio de no discriminación: De acuerdo al responsable del tratamiento de datos deberá entregar información a todas las personas que lo soliciten, en igualdad de condiciones, sin hacer distinciones arbitrarias
- Principio de la gratitud: Según el cual, el acceso a la información es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de a información.
- Principio de celeridad: Este principio busca la agilidad en el trámite y la gestión
6.7. Contacto
Para todos los fines del presente Manual, EXIAGRICOLA JD LTDA ha designado al Área de atención al cliente como Encargado Principal del Tratamiento de la Información, cuyos datos de contacto son:
6.8. Vigencia
El presente Manual rige a partir del 15 de marzo de 2023 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar previamente, y estará vigente hasta el momento en que expresamente se revoque o se modifique.
6.9. Autorización de datos personales
Para la autorización de los datos personales por parte del titular o del tercero que entre a realizar labores comerciales con Exiagricola, se dará manejo de las siguientes formas:
- Al momento de comunicarse por los teléfonos fijos de Exiagricola, el computador debe referenciar la frase “al momento de comunicarse con Exiagricola usted esta aceptando el tratamiento de sus datos personales por parte e la compañía”.
- Cuando se vaya a realizar una compra por medio del Whats App corporativo, el vendedor que este manejando el equipo debe enviar el siguiente párrafo: “Señor usuario antes de poder continuar con la compra, usted aceptar el tratamiento de sus datos personales con Exiagricola, para poder finalizar el trato comercial, responda si, si desea continuar o no si desea terminar con la transacción”.
- Al momento de realizar comprar en las instalaciones de Exiagricola, detrás de los computadores de venta y de aja que estén expuesto al público, se dejara pegada la notificación para autorizar los datos personales con la siguiente leyenda: “Señor usuario al momento de entrar a las instalaciones de Exiagricola usted esta aceptando el tratamiento de sus datos personales.
7. Documentos relacionados
Anexo 1: Encargados tratamiento de datos. Anexo 2: Modelo de autorización del titular.
ANEXO 1 – ENCARGADOS TRATAMIENTO DE DATOS
Medios físicos:
Sedes: Sede de la calle 108: Maria Alejandra García León
Sede de la calle 73: Diego Fernando Herreño Castillo
Sede de la calle 70: Cesar Augusto Aguilar García
Sede de la calle 13: Wilson Hernández Rojas
Sede de la calle 11: Gonzalo Mauricio García García
Medios electrónicos:
Correo electrónico: info@exiagricola.com
Teléfono fijo: Calle 108 7182910
Calle 73 2172912
Calle 70 7022818
Calle 13 2436160
Calle 11 4090068
Teléfono Celular: Calle 108 3114765395
3147721346
3114775605
Calle 73 3168216224
Calle 70 3144342256
Calle 13 3214447326
Calle 11 3214457402
ANEXO 2 – MODELO DE AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Con la firma de este documento, autorizo de manera previa expresa e informada a EXIAGRICOLA JD LTDA para el tratamiento y manejo de mis datos personales, con el fin de facilitar la compra y venta de productos, bienes y/o prestación de servicios, mantener una excelente comunicación en cuanto a los vínculos que establezcan conmigo, enviar información relacionada con las actividades comerciales y/o laborales, y las que llegasen a generar.
Los datos sometidos a tratamiento son:
Nombres/Razón Social CC/NIT:
Dirección: Ciudad: Teléfonos: Email:
El tratamiento del cual serán sujetos mis datos personales se hará en consonancia con lo establecido en la ley 1581 de 2012, su decreto Reglamentario 1377 de 2013 y cualquier otra norma que los modifique y/o complemente, al igual que de acuerdo con la Política de Privacidad publicada en www.exiagricola.com.
Conozco los derechos previstos en la ley que me asisten; en especial conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar la autorización dada (con efectos a futuro) con relación a mis datos personales. Los responsables del tratamiento de los datos están ubicados en la Carrera 20A No. 73– 01 de la ciudad de Bogotá, Teléfono: (571) 2171912, Email: info@exiagricola.com
Se reitera que los datos personales deben ser utilizados exclusivamente para los fines anteriormente enunciados, y en ninguna circunstancia se comercializará mi información personal. En todo caso aplicarán las excepciones de ley.
Firma
Nombre Representante Legal: Identificación No:
